Stan zasobu archiwalnego wynikał z działań rosyjskich i niemieckich, podjętych w trakcie I wojny światowej – ewakuowano wówczas (w 1915 r.) część akt w głąb Rosji (chociaż już wcześniej co cenniejsze dokumenty były przesyłane do Wilna i Petersburga); .; popruskie akta tego obszaru znalazły się zaś w Królewcu, a akta niemieckiej administracji okupacyjnej zostały w przeważającej części zniszczone.
Zgodnie ze sprawozdaniem kierownik archiwum 1 stycznia 1927 r. (odzwierciedlający stan na rok 1926) instytucja ta gromadziła wówczas około 500 tysięcy woluminów (jednostek) oraz około 400 map i planów; .. Wzrost w stosunku do danych z 1923 r. wynikał przede wszystkim z przejęcia w międzyczasie archiwum suwalskiego. Kozłowska-Studnicka wydzieliła dziesięć głównych części składowych zasobu archiwum, które dawały się zgrupować w trzy większe całości. Wyliczenie to określane było ze względu na podane tytuły zbiorów oraz datowania jako mające charakter roboczy.