Do pomocy wyznaczono im po dwóch zastępców oraz pełnomocników i przedstawicieli rejonowych, ekspertów i pomocniczy personel techniczny.
Na miejsce urzędowania pełnomocników i przedstawicieli rejonowych wyznaczono: po stronie polskiej – Włodawę, Chełm, Zamość, Krasnystaw, Biłgoraj, Hrubieszów, Lubaczów, Jarosław, Przemyśl, Lesko; po stronie sowieckiej – Małą Włodawkę, Łyczków, Przewóz, Uściług, Sokal, Parchacz, Rawę Ruską, Krakowiec, Medykę, Niżankowice, Laskowiec, Ustianową.
Po obu stronach zastrzeżono sobie możliwość utworzenia punktów również w innych miejscach.
I etap repatriacji Obszar objęty akcją to teren województw rzeszowskiego, lubelskiego i krakowskiego. Podzielono go na 15 rejonów, w każdym działała osobna tzw. „komisja polsko-ukraińska”. Zajmowały się one zbieraniem zgłoszeń do wyjazdu, przygotowywaniem list przesiedleńców i kart ewakuacyjnych, szacowaniem i opisywaniem mienia, organizowaniem transportu.
Komisje współpracowały z lokalną administracją terenową oraz Państwowym Urzędem Repatriacyjnym. Ponieważ nie zdawano sobie sprawy, o jaką liczbę osób może chodzić, w końcu 1944 przeprowadzono spis. Kryteria spisu nie były jasno sformułowane, generalnie utożsamiano narodowość z wyznaniem. Wykazał on istnienie mniejszości ukraińskiej, liczącej około 500 tysięcy osób.