Внутрішня робота дипломатичного представництва — діяльність дипломатичного представництва, регламентована чинним законодавством конкретної країни та положеннями її зовнішньополітичного відомства.

Створення представництв

Першим кроком до встановлення дипломатичних відносин, а відповідно і відкриття дипломатичного представництва є взаємне визнання держав. Визнання держави можливе у двох формах: «де-факто», коли визнається сам факт існування держави і її уряду, і «де-юре», тобто визнання з усіма юридичними правами і привілеями в міжнародних відносинах.

Другим кроком є встановлення дипломатичних відносин, яке відбувається після відповідних переговорів, у формі обміну листами між главами держав або главами урядів, а інколи і міністрами закордонних справ з визначенням рангу дипломатичного представництва (Посольство, місія) чи консульської установи.

Подальшим кроком є взаємне призначення дипломатичних представників (послів, посланників).

Призначення посла

В дипломатичній практиці обов´язковим є запит про згоду (агреман) на призначення посла (посланника). З цією метою уряду приймаючої держави повідомляються короткі дані про кандидата, включаючи прізвище та ім´я, рік народження, освітній рівень, сімейний стан, основні відомості про службову діяльність, які передаються у вигляді пам´ятки без будь-якого офіційного супроводжуючого листа і без реєстрації. Як правило, приймаюча сторона протягом 2—3 тижнів після отримання пам´ятки має дати позитивну відповідь, причому, чим вищим є рівень дружніх стосунків між державами, тим швидше вирішується це питання.

Бувають, хоч і дуже рідко, випадки, коли приймаюча сторона не бажає бачити ту чи іншу конкретну особу як посла (посланника). В такому разі протягом тривалого часу жодної відповіді не дається, що направляюча сторона має розуміти як відмову. У відповідь на такий недружній крок направляюча сторона, як правило, теж протягом певного часу залишає вакантною посаду посла, щоб тим самим виявити своє незадоволення відхиленням кандидатури, яка була запропонована урядом направляючої сторони.

Агреман запитується тільки на персону посла (посланника), але деякі держави практикують запит і на призначення аташе з питань оборони. На інших співробітників посольства не прийнято робити запити і отримувати згоду, хоч це і не гарантує від можливої відмови у видачі візи будь-кому з них, що і є фактичним відхиленням поданої кандидатури.

Оскільки в історії дипломатії відомі приклади призначення дипломатичних представників без погодження з країною перебування, що викликало напруження у стосунках між державами, то з метою уникнення цього в ст. 14 Віденської конвенції записано, що «акредитуюча держава повинна переконатися в тому, що держава перебування дала агреман на ту особу, яку вона планує акредитувати як главу представництва в цій державі». Після отримання агреману видається указ глави держави про призначення посла з публікацією в офіційній газеті. Про це ж повідомляє i преса приймаючої сторони. Після цього посол отримує скріплені підписом глави держави Вірча грамота і відбуває в країну призначення.

Зустрічає новоприбулого посла, як правило, начальник протокольного управління або його заступник та інші офіційні особи. Якщо здійснюється приїзд в країну, з якою тільки нещодавно встановлено відносини, посол по прибутті може зробити коротку заяву для ЗМІ про основні завдання, які поставлені перед ним урядом його держави стосовно розвитку відносин з державою перебування.

Відразу після прибуття до країни посол наносить візит начальнику (шефу) державного (дипломатичного) протоколу, який знайомить його з порядком акредитації в країні перебування. Після цього посол вручає копії вірчих грамот міністру закордонних справ або його заступнику. В перші дні перебування в країні може бути нанесений візит дуаєну (старійшині) дипломатичного корпусу з метою представлення. До вручення вірчих грамот офіційні контакти з послом не практикуються, бо лише після вручення вірчих грамот посол юридично вступає в свої права.

Вручивши вірчі грамоти главі держави перебування, посол розсилає особисту ноту керівникам всіх посольств і місій, акредитованих в країні перебування, повідомляючи про вручення вірчих грамот і що він був би радий підтримувати офіційні контакти з ними. Слідом за цим розпочинається процес нанесення візитів офіційним особам держави — главам парламенту і уряду, міністру закордонних справ, його заступникам та керівникам відповідних підрозділів, іншим міністрам та офіційним особам держави.

Ці візити, як правило, є візитами ввічливості і не завжди носять протокольний характер (в залежності від загального рівня і характеру відносин з країною перебування або з країною, яку представляє глава дипломатичної установи), але дають можливість передати першочергову інформацію про свою країну і отримати певні відомості від співрозмовника. Зазвичай, під час бесід сторони не торкаються складних, а тим більше неоднозначних (болючих) питань взаємних стосунків, а в умовах доброзичливості зав´язують лише попередні контакти. Ці перші бесіди, як правило, дають лише попереднє уявлення про людей, з якими доведеться працювати в майбутньому, а також окреслюють найближче коло питань, з якими посольству доведеться мати справу.

Подібні попередні контакти відбуваються і серед інших співробітників посольства з колегами відповідного рівня МЗС країни перебування і дипломатичного корпусу. Радники зустрічаються з радниками, секретарі з секретарями, військові аташе з військовими представниками. Після нього відбуваються реквізити послів та дипломатів з інших посольств. Посол може провести коктейль з нагоди початку своєї діяльності в країні.

Досвід свідчить, що двох-трьох місяців досить, щоб розібратися з реальною ситуацією в країні перебування і в подальшому плідно працювати з метою поглибленого вивчення різнобічних питань внутрішньополітичного та зовнішньополітичного життя країни.

Зміст цих перших візитів розглядається на нарадах апарату, відбувається обмін думками щодо проведених зустрічей і бесід, обговорюються найцікавіші їх моменти, що мають значення для роботи посольства, а також міжнародних відносин.

Структура дипломатичного представництва

Структура посольства залежить від масштабів та завдань майбутньої діяльності представництва, включно і від кількості співробітників. Класична структура великого посольства складається з таких підрозділів:

група з питань внутрішньої політики;

група з питань зовнішньої політики;

група з питань економіки;

група з питань культури і гуманітарних проблем;

група преси;

секретаріат посла (відає також протокольними справами);

група з адміністративно-господарських питань окремим підрозділом посольства є консульський відділ, що займається консульськими проблемами (в межах всієї країни — якщо в країні не акредитовані генеральні консульства, або в межах консульського округу).

Група з питань внутрішньої політики

Група з питань внутрішньої політики займається аналізом внутрішньополітичної ситуації в країні перебування, контактує з представниками канцелярії глави держави, парламенту, уряду, політичних партій, громадських та релігійних організацій. Прогнозує та інформує центр про можливий вплив тих чи інших внутрішньополітичних подій країни перебування (виборів, референдумів, політичних, парламентських, урядових криз тощо) на стан відносин з акредитуючою країною.

Група з питань зовнішньої політики

Група з питань зовнішньої політики здійснює постійний моніторинг багатосторонніх та двосторонніх відносин країни перебування з організаціями системи ООН, іншими міжнародними організаціями, її двосторонні відносини, зокрема з країнам й-сусідам й своєї держави. Наприклад, українських дипломатів в країні перебування більше цікавить стан відносин Канади, Великої Британії чи КНР з Росією, Білоруссю, Молдовою, Румунією, Угорщиною, Словаччиною, Польщею, Туреччиною, ніж, скажімо, з країнами Африки чи Латинської Америки.

Група з питань економіки

В сьогоднішній час економічної глобалізації особливої уваги набувають питання саме економічних відносин між державами, проблеми торговельного та науково-технічного співробітництва, а тому надзвичайно важливі завдання постають перед групою з питань економіки. Це — систематичний поглиблений моніторинг стану економічних відносин країни перебування зі своєю країною, турбота про захист національних економічних інтересів на ринках країни перебування. Співробітники цієї групи аналізують статистичні дані економічного та фінансово-банківського характеру з метою інформування керівництва своєї країни про можливі позитивні або негативні моменти у сфері взаємних економічних відносин. Варто ще раз підкреслити, що в умовах економізації дипломатичної служби важко переоцінити значення цього підрозділу посольства.

Роботою цих найважливіших підрозділів посольства керують, як правило, радники-посланники з політичних і економічних проблем.

Група з питань культури

У великих посольствах може створюватись окрема група з питань культури і гуманітарних проблем, яка займається питаннями культурного і наукового співробітництва, співробітництва в галузі охорони здоров´я, туризму та ін.

Група преси

Група (сектор) преси здійснює систематичний щоденний моніторинг матеріалів преси, передач радіо й телебачення, в першу чергу стосовно відносин зі своєю країною. Співробітники цієї групи готують і направляють до центру щоденні огляди преси країни перебування, свої прес-релізи, влаштовують прес-конференції, брифінги, забезпечують інші форми контактів зі ЗМІ.

Секретаріат посла

Секретаріат посла виконує функції контактного підрозділу між послом і керівниками груп, забезпечує підготовку нарад. Надзвичайно важливим в діяльності секретаріату є виконання протокольних функцій як стосовно перебування в країні, так і під час підготовки офіційних І робочих візитів глави своєї держави, керівництва парламенту, глави уряду, міністра закордонних справ.

Група з адміністративно-господарських питань

Група з адміністративно-господарських питань забезпечує життєдіяльність представництва, турбується про умови проживання співробітників, займається проблемами транспорту, поточних ремонтів, організації дипломатичних прийомів і т. ін.

Звичайно, говорячи про групи різного функціонального призначення, маються на увазі великі посольства, наприклад в Москві, Вашингтоні, Брюсселі. В переважній більшості посольств подібних груп не існує, бо там працює невелика кількість дипломатів. Але, попри це, практично по кожному з напрямів діяльності посольства працюють 1—2 дипломати, які повинні забезпечувати визначений напрям роботи.

Торгово-економічні місії

Крім вищеназваних підрозділів в складі посольств України є торгово-економічні місії, які займаються практичними питаннями відповідних контактів, ініціюють і беруть участь у підготовці різного роду заходів економічного характеру (форуми, ярмарки, конференції), здійснюють моніторинг видань з питань економіки, їх публікацій, статистичних матеріалів. Місії направляють матеріали, як правило, на адресу економічних відомств своєї країни, а копії (хоч і не завжди) в МЗС. Доцільність існування цього підрозділу — питання дискусійне і багато спеціалістів схиляються до думки, що в складі посольства має існувати лише один економічний підрозділ — бюро (чи апарат) економічного радника, який би займався глобальними, стратегічними питаннями дво- чи багатосторонніх економічних відносин, а конкретні справи торговельного характеру необхідно передати торговельно-комерційним центрам на принципах госпрозрахунку, які перебуватимуть за межами посольства.

Військовий аташе

В дипломатичних представництвах функціонує також апарат військового аташе (або аташе з питань оборони). Ця структура діє в абсолютній більшості посольств і забезпечує контакти по лінії міністерств оборони, військо во-технічного співробітництва та протокольно-представницького характеру.