Dokumenthåndtering er en organisasjonsfunksjon viet til informasjonsforvaltning i en organisasjon gjennom hele livssyklusen fra opprettelse eller mottakelse til lagring og eventuell destruksjon. Dette inkluderer å identifisere, klassifisere, lagre, sikre, hente, spore og ødelegge eller permanent bevare oppføringer. ISO-standarden 15489-1: 2001 "Informasjon og dokumentasjon - Dokumentasjonsforvaltning" gir en definisjon på dokumenthåndtering som et felt ansvarlig for effektiv og systematisk kontroll av opprettelse, mottak, vedlikehold, bruk og disponering av dokumenter, inkludert prosessene for å fange og vedlikeholde bevis på og informasjon om forretningsaktiviteter og -transaksjoner i form av dokumenter.
En organisasjons dokumenter er med på å bevare en institusjons minne. Når det skal bestemmes hvor lenge dokumentene skal beholdes er deres verdi for gjenbruk viktig. Mange tas vare på som bevis på aktiviteter, transaksjoner og beslutninger, mens andre dokumenterer hva som har skjedd og hvorfor. Dokumenthåndtering inngår som en del av en organisasjons bredere styring, risikostyring, samsvar og etterlevelse, og håndterer bevis på en organisasjon sine aktiviteter og reduksjon av assosiert risiko. Forskning har vist sammenhenger mellom journaladministrasjon og ansvarlighet i styring.David, R. (2017). Contribution of records management to audit opinions and accountability in government. South African Journal of Information Management, 19(1), 1-14.https://doi.org/10.4102/sajim.v19i1.771
Se også Dokumenthåndteringssystem Innholdsforvaltning Personvernforordningen (GDPR) Picture archiving and communication system ("bildearkivering og kommunikasjonssystem") Relasjonsdatabase Riksarkivet, norsk statlig kulturvern- og forvaltningsinstitusjon
Referanser
Kategori:Publiseringssystem