thumb|Quelques guides de la salle de lecture des archives départementales d'Ille-et-Vilaine. Un guide des archives départementales est un livre publié en France dans la seconde moitié du par un service d'archives départementales d'un département français pour présenter ce service au public, principalement les fonds d'archives dont il a la responsabilité. Il s'intitule par exemple « Guide des archives départementales de l'Ain » ou « Guide des archives du Tarn ».
Comme son nom l'indique, chaque guide est conçu comme premier outil d'orientation du lecteur qui n'est pas familier du service, souvent avant même qu'il s'y rende ou s'adresse à lui : le personnel en communication avec le public prendra plus aisément le relais dans cette orientation si le lecteur a une connaissance minimale des conditions et possibilités du service.
Bien que destiné à un public indifférencié, il reste un ouvrage spécialisé proche des publications officielles, ce qui conduit à des tirages limités sans appel à une maison d'édition. En principe, il fait partie du fonds des centres de documentation du secteur et chaque service possède les guides des autres départements. Tant que l'édition n'est pas épuisée, il présente son propre guide à l'achat avec d'autres instruments de recherche imprimés dont il est à l'origine. L'auteur - selon la couverture de l'ouvrage - est généralement le directeur des Archives (Directeur des Services d'Archives depuis les années 1990), mais certains sont signés de deux personnes ou plus et mieux celui du Maine-et-Loire est signé en 1978 par la formule « par le Personnel des Archives Départementales ».
Par la croissance continue des fonds et de leurs instruments de recherche, les guides d'archives sont rapidement frappés d'obsolescence au point de faire renoncer à toute production d'éditions nouvelles. Aussi à la fin du , la mise en ligne internet de présentations plus ou moins détaillées des fonds a pris le relais des ouvrages imprimés traditionnels.
Le cadre de classement comme trame
Un guide des Archives départementales est principalement constitué de chapitres présentant synthétiquement chacune des différentes séries - anciennes et modernes - telles que définies par le cadre de classement en vigueur (un chapitre par série) ; série de chapitres précédée et suivie par quelques chapitres de présentation générale, tels que l'histoire du service ou de présentation de certains services tel qu'un service éducatifUn service éducatif est chargé de l'initiation aux archives des élèves du département.. Si beaucoup de départements - environ la moitié - sont dépourvus de tels guides, l'importance du volume varie fortement d'un département à l'autre, en partie en raison du volume des archives elles-mêmes Pourtant le plus volumineux, le guide du Loiret avec plus de mille pages montre que l'importance d'un guide n'est pas fermement lié à celle du kilométrage d'archives puisqu'une bonne part des archives déposées ont brûlé en 1940. En fait, compensant cette rareté des archives, une troisième partie, pages 445 à 700, est consacrée à l'inventaire des Fonds conservés dans le Loiret hors des Archives départementales et une quatrième partie, pages 701 à 952, aux Fonds relatifs au Loiret conservés hors département. : (par exemple, si le guide des Alpes-Maritimes de 1974 ne consacre qu'une demi-page à la série U, d'autres approchent la dizaine de pages).
Chaque chapitre du guide donne les clés de la composition des fonds de la série à laquelle il est consacré. Dans le peu d'espace disponible puisqu'il y a au moins une série par lettre de l'alphabet et donc autant de chapitres, cela revient à préciser l'origine des fonds et à en donner seulement le plan d'ensemble, et cela d'autant plus que le fonds est quantitativement important. Ceci est donc souvent complété par quelques mots sur son importance et le métrage linéaire est souvent précisé pour l'ensemble de la série ou pour chaque fond qu'elle comprend. Par exemple, le chapitre du guide de la Gironde de 1973 traitant de la série U (Justice 1800-1940) commence ainsi : (2000 mètres linéaires, non classés.) (Répertoires : voir ci-dessus, p. 71, n° 66.) Origine des fonds : Préfecture, tribunaux divers.
Dans sa présentation, plus ou moins explicitementDès le début du chapitre, le guide du Jura avertit le lecteur à propos de l'« État actuel de classement de la série : Comme annoncé plus haut, la série U des Archives départementales du Jura, telle qu'elle est ici présentée, selon le cadre de classement réglementaire, est une vue de l'esprit et préfigure le résultat des travaux à entreprendre. ». De même, dans celui de l'Allier, il est question de « constitution fictive » (p. 291)., le rédacteur se préoccupe de la concordance entre ce qui devrait s'y trouver selon le cadre de classement de 1965 - qualitativement et quantitativementL'absence de fonds est souvent exprimé avec regrets tandis qu'il arrive qu'une certaine fierté soit suscitée par un fonds de première importance, ainsi le Calvados possèderait « L'une des plus belles séries U de France, quantitativement (1794 mètres) et qualitativement » selon la page 259 de son guide publié en 1978.- et ce qui s'y trouve effectivement compte tenu de l'histoire locale et des événements qui ont affecté ces archives depuis leur création - tant avant versement aux Archives que depuis ce versement, tris compris - Par exemple certains bombardements ont causé des destructions massives de documents dans les institutions qui les possédaient et d'autres dans les dépôts d'archives eux-mêmes.
Ensuite, le cœur de chaque chapitre se développe en suivant le calque fourni par la subdivision des fonds et détaille autant que possible - souvent sommairement - les sous-séries par quelques indications sur l'origine et type de document et la période concernée. Avec ces données, le chercheur peut faire une première vérification de l'adéquation de son objet de recherche et des documents communicables et éventuellement non communicables : si sa conclusion est positive, il note au moins le nom de la sous-série qui l'intéresse avec une éventuelle information précisant la nature et situation du répertoire de cette sous-série, indispensable répertoire qui a parfois été édité mais qui plus souvent sera présent sous forme de classeur(s) (voire de poste informatique) dans la salle de lecture ou à proximité. D'un guide à l'autre, en raison du cadre de classement national, ancien à ce niveau, les séries sont désignées très habituellement par la même lettre, tandis que les nombres qui sont affectés à chacune de leurs sous-séries présentent des variations plus ou moins importantes et qui peuvent être causes d'erreur en cas de transpositions simples, par exemple dans la série E, l'état civil sera ordinairement l'objet de la sous-série 3 E, mais aussi parfois « 4 E » ailleurs affecté par exemple aux actes notariés.
Enfin, chaque chapitre recense les principaux guides (!) complémentaires, c'est-à-dire les répertoires détaillés (en termes d'archiviste, les répertoires numériques) qui fournissent les cotes requises pour la communication des documents. Ces instruments de recherche, essentiels pour les chercheurs, sont souvent récapitulés en chapitres annexes, mais de nouveaux sont créés en permanence par le personnel et n'y sont pas cités. Son travail d'exploration peut être également assisté par quelques éléments bibliographiques.
La présentation de la série est parfois prolongée par des pistes de recherche en rapport avec ces fonds dans d'autres dépôts d'archives, comme les Archives communales, si une part du volume n'est pas par ailleurs entièrement consacrée à ces inventaires.
Contenus et compléments variables Selon l'administration à laquelle se rattache le service, selon les époques, une brève préface est signée d'une personnalité politique, présidents de conseils généraux essentiellement.
Quelques guides consacrent des chapitres aux Archives communales du départementVoire un tome entier consacré aux communes d'Ille-et-Vilaine à raison de deux pages par commune. ainsi qu'aux Archives hospitalières. Quelques-uns également comportent des pages de conseils spécifiques à différentes recherches, par exemple en histoire locale ou généalogie. Par contre, très rares sont les guides comportant au moins un index.
En matière d'illustrations, en fonction des capacités d'impression de l'époque et du budget, les guides reproduisent souvent des documents apparaissant comme les plus remarquables ou représentatifs dans ce département. Certains guides sont également illustrés de vues du bâtiment extérieures ou intérieures, ou encore de portraits d'anciens archivistes et directeurs du dépôt (conservateurs). Quelques cartes de géographie historique sont parfois incluses, et particularité, le guide du Loiret se termine par une annexe de quatorze cartes.
Principaux guides par décennie Bouches du RhoneRaoul Busquet1937186 p. (Série A à F) (autre tome en 1970 série G et H.)
Années 1950 Charente-MaritimeMarcel Delafosse195844 p.CorsePaul Aimès, Pierre Lamotte195468 p.
Années 1960 AubeGildas Bernard1967228 p.DoubsJean Courtieu1967398 p.Ille-et-VilaineHenri François Buffet1965160 p.Loire-AtlantiqueHenri de Berranger1962186 p.VendéeJean Gourhand196086 p.
Années 1970 AinPaul Cattin1979222 p.AisneGeorges Dumas1971286 p.Alpes-MaritimesErnest Hildesheimer1974168 p.Alpes-de-Haute-Provence Raymond Collier1974192 p.ArdennesHubert Collin1974482 p.AudeRobert Debant1976318 p. (série A à I)CantalLéonce Bouyssou1975249 p.CalvadosGildas Bernard1978412 p.CreuseHenri Hemmer1972164 p.DordogneNoël Becquart1970120 p.FinistèreJacques Charpy1973516 p.GersH. Polge1975384 p.GirondeA. Betgé-Brezetz1973202 p.LandesMichel Maréchal1979378 p.LotRené Prat197186 p.Lot-et-GaronneJean Burias1972272 p.LozèreMichel Chabin, Hélène Latour1979152 p.Maine-et-Loire(le personnel)1978440 p.MartiniqueLiliane Chauleau197868 p.MeuseBernard Lemée1977105 p.MoselleJean Colnat1971222 p.Haute-SavoieJean Yves Mariotte, Robert Gabion1976508 p.SavoieAndré Perret1979670 p.TarnMaurice Greslé-Bouignol1978494 p.Tarn-et-GaronneMathieu Méras197266 p.VarJean-Jacques Letrait, Robert Allain1979300 p.RéunionAndré Scherer197484 p.
Années 1980 AriègeClaudine Pailhès1989600 p.CharenteFrancine Ducluzeau1983186 p.Côte-d'OrJean Rigault1984416 p.EureClaude Lannette1982556 p.Eure-et-LoirJacques Lacour1983224 p.Haute-LoireYves Soulingeas1983282 p.Haute-SaôneDenis Grisel1984260 p.LoiretOuvrage en collaboration19821000 p.Haute-MarneAnne-Marie Couvret1980192 p.MarneOuvrage en collaboration1987666 p.Meurthe-et-MoselleHubert Collin1984322 p. (Séries A à Q)Pyrénées-OrientalesPhilippe Rosset, Sylvie Caucanas1984268 p.SartheGérard Naud1983424 p.VaucluseMichel Hayez, Claude-France Rochat-Hollard1985520 p.
Guides auxquels s'ajoute le guide présentant selon le même principe les archives de l'Île-de-France publié en 1989 : Les Archives de l'Ile-de-France.
Années 1990 AllierMichel Maréchal1991510 p.Hautes-AlpesPierre-Yves Playoust1992580 p.Ille-et-Vilaine (*)Michel Maréchal1994>1000 p.JuraHenri Hours1993482 p.Meuse*Jacques Mourier1996308 p.OiseMarie-Josèphe Gut1990512 p.Seine-MaritimeFrançois Burckard1990794 p.
(*) : séries A à H ; Archives communales. (**) : le guide de la Meuse est très singulier par sa complète indépendance du cadre de classement, regroupant ses développements par thème, par exemple les « fonds religieux ».
Années 2000-2010
La Mémoire en poche, Archives départementales des Yvelines, Somogy, 2010. Guide des Archives départementales des Vosges, Conseil général des Vosges, 2011.
On assiste désormais à une mise en ligne des guides des archives départementales, à l'élaboration de moteurs de recherche utilisant les ressources informatiques des services d'archives départementales (inventaires utilisant des progiciels spécialisés) ainsi qu'à la mise en ligne d'archives Voir la page dédiée des Archives de France..
Notes et références
Articles connexes Fonds d'archives Séries