La comptabilité analytique est un système d'information comptable (exprimé en unités monétaires) qui permet d'informer les dirigeants (ou managers) des organisations afin de prendre des décisions de gestion. La comptabilité analytique se distingue de la comptabilité financière dans la mesure où elle fournit des informations qui ne sont pas destinées à être publiées auprès d'utilisateurs externes à l'entreprise. Elle s'intéresse donc essentiellement à l'analyse (analyser, c'est décomposer pour comprendre) des charges et des produits. Autrement dit, elle conduit à faire des calculs de coûts ou de marges qui permettent d'éclairer les dirigeants (ou managers).
Jusqu'en 1999, la comptabilité analytique était décrite dans le plan comptable général français. Un système de comptes, adossés à la comptabilité générale, permettait de classer les éléments constitutifs du résultat de l’exercice. Elle rapproche chaque produit de ses coûts, qu’ils aient été encourus dans l’exercice ou dans des périodes précédentes. Elle divise les résultats par centre de décision permettant un meilleur pilotage, ou les consolide par ligne d’activité, afin de mieux en apprécier la situation. Elle est parfois associée à d’autres techniques de management comme la gestion budgétaire ou la gestion par les objectifs, à qui elle fournit les éléments de comparaison comme comptabilité de gestion.
Les techniques de comptabilité analytique se sont développées dans les grandes entreprises industrielles à partir du (on parlait alors de comptabilité industrielle). La comptabilité analytique s’est généralisée avec l’apparition de l’informatique et des progiciels de gestion qui ont fortement abaissé le coût de la collecte et du traitement d’une information détaillée. Elle concerne désormais toutes les formes et toutes les tailles d’entreprises, dont elle est un des éléments clefs du système d'information.
L'expression "comptabilité analytique" est une expression franco-française qui est généralement traduite en anglais par management accounting (ou "comptabilité de gestion").
La difficulté primordiale de la connaissance du résultat d’exercice Le résultat de l’exercice est facile à déterminer, lorsque les recettes correspondent à la vente de produits ou de services dont les coûts ont été encourus dans l’exercice. Dans ce cas, le constat fait en comptabilité générale suffit à le calculer par simple différence entre les deux éléments du compte d’exploitation. Mais cette circonstance est exceptionnelle. En général, une partie des dépenses de la période concerne des produits qui seront vendus ultérieurement et une partie des produits vendus intègre des frais qui proviennent d’une production antérieure. La comptabilité générale, qui recueille les flux par nature de dépense, ne permet pas de résoudre cette difficulté.
Deux exemples permettront de comprendre la complexité organisationnelle du problème.
Un promoteur va mettre plusieurs années à concevoir et fabriquer un immeuble. Si l’immeuble est en cours de construction à la fin de l’exercice, l’ensemble des coûts encourus sur cet immeuble doivent être isolés pour ne pas charger les résultats de l’exercice. Ces coûts sont un regroupement par chantier des comptes de charges de la comptabilité générale. Ils sont accumulés en cours à l’actif du bilan pour ne pas charger les résultats. Lorsque les appartements sont mis en vente, on va sortir des comptes d’encours les charges correspondantes qui vont être rapprochées de la valeur des ventes pour faire apparaître le résultat. Les ventes pouvant s’écouler sur plusieurs années, les encours vont être vidés au fur et à mesure. Les sociétés de promotion ont donc un besoin crucial de comptabilité analytique par immeuble ne serait-ce que pour déterminer leur résultat de comptabilité générale. Le recoupement avec les charges et produits de la comptabilité générale est également indispensable : compte tenu des sommes en jeu, il ne peut y avoir de fuite de valeur d’un exercice à l’autre. Un système estimatif ne suffit pas. Un fabricant actuel d’outils coupants produit plusieurs milliers de produits différents. Un catalogue de vente contient souvent plus de articles. En général, les séries de production de chaque article planifiées chaque année ne correspondent qu’en partie aux ventes de l’année. En fin d’exercice, des séries seront en cours (des coûts ont été engagés mais les produits ne sont pas finis) et de nombreux produits finis ne seront pas encore vendus. Autrement dit, il faut savoir, produit par produit, quelle est la valeur qui a été accumulée pendant l’exercice dans les produits restant en stock, et quelle partie de la valeur reportée des exercices précédents correspond à des produits vendus dans l’exercice en cours. Il est donc indispensable de connaître la variation de valeur des stocks et des encours, ce qui ne peut se faire qu’article par article. Un reclassement des charges pour valoriser les entrées en stock est donc nécessaire et implique une comptabilité analytique. Ici encore, notons que l’objectif est de permettre la production du résultat comptable général, défini comme la différence entre les ventes et le prix de revient des ventes.
Tant que l’industrie était constituée de petits ateliers, produisant en petites séries des articles peu nombreux, les chevauchements de valeur entre exercice étaient de peu d’importance. Quand le développement du capitalisme a fait apparaître des entreprises fortement capitalisées produisant en masse une grande variété d’articles, le besoin a été de plus en plus pressant. C’est pourquoi la comptabilité analytique est née d’abord dans la sidérurgie et dans les grosses industries mécaniques, chimiques ou verrière (par exemple Saint Gobain) et y a pris toute son ampleur à la fin du et au début du . L’étude des temps, notamment autour des innovations de Charles Taylor, a donné de l’élan aux méthodes de production et donné un cadre à la ventilation des coûts dans les différents produits. Le « costing » est devenu de règle dans l’industrie et a permis de dégager beaucoup des concepts utilisés dans les systèmes de comptabilité analytique.
La résolution du problème précédent sans comptabilité analytique Si la question du coût de la production des produits vendus dans l’exercice est générale et se présente à toute entreprise de production, il ne faut pas croire qu’elle a été et qu’elle est encore résolue seulement par la mise en place d’une comptabilité analytique.
Pendant longtemps et c’est encore le cas dans nombre d’entreprises, la difficulté a été traitée par des travaux extra comptables d’inventaire périodique, permettant de dégager les variations de stocks et les valorisant avec des procédés empiriques. À partir des gammes et des nomenclatures, les ingénieurs définissaient par exemple les temps et les consommations nécessaires à la production d’un article. Il suffisait de donner une valeur aux taux horaires et aux ingrédients, puis de tenir compte de l’amortissement des machines, pour aboutir à une valorisation considérée comme raisonnable des stocks. Il n’était pas nécessaire de mettre en œuvre des systèmes coûteux de suivi détaillé des opérations de production. La loi n’imposant pas de méthodes particulières mais simplement la continuité de leur emploi, ce pragmatisme pouvait suffire. Notamment si les décalages de temps entre production et vente n’étaient pas trop importants. Si les stocks représentent par exemple moins de 10 % du chiffre d’affaires, une erreur de valorisation de 10 % fait varier très peu le résultat et de toute façon sera corrigée à l’exercice suivant.
L’inconvénient des méthodes stochastiques et pragmatiques devient discriminant lorsque les encours et les stocks représentent une très large fraction du chiffre d’affaires de l’exercice. Les erreurs, indétectables, faute de recoupement avec la comptabilité générale, peuvent alors faire perdre toute signification aux résultats de période, tout en faussant les décisions de gestion prises sur des valorisations trop loin des réalités.
C’est pourquoi de nombreuses entreprises ont reconnu la nécessité de mettre en œuvre une véritable comptabilité analytique permettant l’enregistrement en continu des flux de production afin d’obtenir des résultats recoupant le plus parfaitement possible les valeurs de la comptabilité générale.
Les principales méthodes de comptabilité analytique La méthode des centres d'analyse (ou méthode des sections homogènes)
La méthode des centres d'analyse est une méthode de calcul de coût complet issue du plan comptable général (PCG) utilisé en France jusqu'en 1999. L'expression "centres d'analyse" a remplacé en 1982 l'expression "sections homogènes" utilisée dans les plans comptables précédents depuis 1942.
Le principe est d'identifier et d'additionner tous les coûts nécessaires à un "objet de coût", c'est-à-dire à quelque chose que l'on souhaite calculer. Concrètement, les coûts complets calculés sont essentiellement de trois sorte : les coûts d'approvisionnement, les coûts de production et les coûts de revient. Les deux premiers servent en effet à valoriser les stocks de matières et de marchandises, alors que le dernier sert à être comparé au prix de vente. Si le prix est supérieur au coût de revient, le produit est bénéficiaire. Dans le cas contraire, il est déficitaire. Le calcul du coût de revient sert donc à établir une valeur minimum en dessous de laquelle l'entreprise n'acceptera pas de diminuer son prix. Dans le plan comptable, on parlait de "prix de revient" jusqu'en 1982, mais cette expression a été bannie depuis car elle mélange deux notions : celle du prix de vente qui se négocie, et celle du calcul du coût de revient qui est une information utile pour négocier le prix.
La méthode des centres d'analyse se caractérise donc par : son origine (le PCG français) ; sa diffusion (elle est enseignée en France et son vocabulaire très homogène est très largement utilisé dans les entreprises françaises) ; sa nature très pratique (elle propose des solutions "clefs en main" à des problèmes parfois complexes) ; son origine industrielle (reposant sur l'idée que les calculs de coûts étant très complexes dans les entreprises industrielles, si la méthode permet de répondre aux besoins des industriels, elle permettra de répondre aux besoins des entreprises commerciales ou de service qui ne sont pas confrontés aux mêmes difficultés) ; le rôle central des stocks dans la structure des calculs de coûts.
La méthode propose de calculer successivement les coûts d'approvisionnement (qui permettent de valoriser les stocks de matières), puis en tenant compte des variations de stocks, de calculer les coûts de production, puis en tenant compte des variations de stocks des produits finis, les coûts de revient. Autrement dit, les charges doivent être réparties d'abord entre ces trois étapes (approvisionnement, production et tout le reste), avant d'être attribuées aux produits ou matières.
Certaines charges ne posent pas de difficultés pour être attribuées à une étape ou à un produit. On parle de charges directes, et on dit que l'on affecte les charges aux produits. Par exemple, les consommations de bois pour fabriquer des tables en bois sont généralement facile à identifier.
D'autres charges sont plus délicates à répartir. On parle de charges indirectes. Une analyse préalable aux calculs doit donc être menée afin de trouver des clefs de répartition de ces charges. On dit qu'on impute les charges indirectes aux produits. Le plan comptable, qui se veut pragmatique, propose de répartir ces charges indirectes en deux temps. On parle de répartition primaire puis de répartition secondaire.