Същност на контрола Контролът като функция на управлението Етимологично понятието „контрол“ произлиза от френската дума „controle“, която буквално означава проверка. По същество обаче понятието проверка не се покрива със съдържанието на контролаАтанасов, А., М. Динев, Г. Хаджийски и К. Донев. Стопански и финансов контрол в НР. София, Наука и изкуство, 1981, стр. 10.. Обикновено под проверка се разбира проверяване на нещо, което е част от цялото. Чрез нея се придобива представа за моментното състояние на явленията и процесите. За разлика от проверката, контролът е проверяване на нещо завършено и цяло, с всичките му съставни части. По време и обхват той има неограничено действие.
Контролът, като понятие се използва в икономическата наука, математиката, инженерните науки, медицината и други области на познанието. Предмет на настоящата статия е контролът като функция на управление на икономическите системи.
Управлението, съгласно икономическата теория, е фактор на производството (другите фактори са труд, капитал и земя). То се извършва чрез някои основни функции.
Съществуват различни класификации на функциите на управление. Например:
- „Планиране, организация, командване, координация и контрол"Джеймс, Д. и др. Основи на мениджмънта, Отворено общество, София, 1997, стр. 83
- „Определяне на стратегията, планиране реализацията на стратегията, организация, мотивация и контрол“Симеонов, О. Теоретични въпроси на контрола. София, М-8-М, 1997, стр. 44..
Общото за всички класификации е, че един от елементите винаги е контролът. Неговото предназначение се представя като „всички действия на мениджъра, с помощта на които той се опитва да осигури съответствието на действителните резултати на планираните“Джеймс, Д. и др. Основи на мениджмънта, Отворено общество, София, 1997, стр. 214.. Контролът не въздейства само върху получените резултати като обратна управленска връзка, а се разглежда като процес.
За контрола на икономическите системи е подходящо да се използва понятието икономически контрол. Но контролът участва основно в управлението на икономическите системи. Затова на него повече съответства наименованието управленски контрол. Въпреки това в практиката е прието понятието финансов контрол. Това е така, защото най-често се проверяват финансовото управление и финансовите показатели на предприятията чрез техните счетоводни системи.
Основни елементи на управленския контрол Основните елементи на контролния процес са:Вж. Динев, М. Контрол в социалното управление. София, Тракия-М, 1999, стр. 19 – 30..
1. Норма на поведение. Това е решение за параметрите, в които трябва да се развива системата. При нейната оценка контролната функция се насочва към установяване на реалността на избраната норма и възможностите за количествени и качествени измервания.
2. Определяне (прогнозиране) на очакваното състояние. Целта при този елемент е да се определят евентуалните отклонения от нормата на поведение. Това позволява да се вземат превантивни мерки за „ограждане“ на поведението в рамките на допустимите отклонения.
3. Измерване на фактическото състояние. При него се получава представа за крайния резултат. Определят се количествените и стойностните характеристики.
4. Съпоставка на фактическото състояние с нормата на поведение. Той позволява да се установят отклоненията от утвърдената норма. Той предполага не само техническо пресмятане, но и анализ на факторите довели до тези резултати.
5. Регулиране на поведението. Чрез него се обобщават установените отклонения от нормите и определянето на средства и способи за изменения във времето и пространството. Отсъствието на коригираща програма лишава контрола от ефективност.
Освен като функция на управлението контролът се разглежда и като обществено отношение. Той се проявява като въздействие върху поведението на личността или върху група от личности. Това намира израз в изискванията за спазване на общоприети норми на поведениеВж. Динев, М. Контрол в социалното управление. София, Тракия-М, 1999..
Обект и предмет на управленския контрол Най-често в практиката обектите на контрола се отъждествяват с предприятията, върху които е насочена контролната дейностДонев, К. и др. Теория на финансовия контрол. Варна, Наука и икономика, 2010, стр. 71.. Въпреки това по-правилно е да се твърди, че икономическите системи са обект на контролаДинев, М. Методи и модели за контрол и регулиране на икономическите системи. София, Наука и изкуство, 1974, стр. 8..
Предметът изследва една или множество страни на обекта.
Предмет на контрола са качествата на икономическите системиДинев, М. Контрол в социалното управление. София, Тракия-М, 1999, стр. 33.. Те представляват съвкупност от свойства, определящи възможността да се получат определени резултати. Проф. Динев разглежда следните качества на икономическите системиВж. Динев, М. Методи и модели за контрол и регулиране на икономическите системи. София, Наука и изкуство, 1974, стр. 12 – 18. и Динев, М. Контрол в социалното управление. София, Тракия-М, 1999, стр. 33 – 39.:
1. Надеждност. Това е годността на системата да осъществява целите и задачите при определени условия;
2. Точност. Това качество показва възможността да се осъществяват поставените цели. Характеризира се чрез показател, който определя връзката между нормата и полученият краен резултат.
3. Пропускателна способност. Представлява възможността да се получи даден резултат при предварително определени параметри. Измерва се като отношение на получения на изхода резултат към зададеното на входа състояние.
4. Други обобщаващи качества като интегративна способност (качество, което характеризира възможността на системата за гъвкава промяна към новите условия), акумулираща способност (възможността на системата да концентрира ресурси за постигането на определените цели), параметрично постоянство (устойчиво развитие на системата) и други.
Освен качествата на системите, причините, които водят до отклонения от нормата на поведение също са предмет на контрола. Те са грешки и измами. Грешката е „неправилност в действията и мислите, отклонения от нормата за поведение повече от допустимото“. Измамата е също отклонение от нормата за поведение, но за разлика от грешката, тя е умишлено деяние, извършено с користна цел.
Принципи и методи на управленския контрол Принципи на управленския контрол Принципите на контрола се разглеждат основно в литературата по одит. Те се дефинират като етични принципи на поведение на одитора. Тяхната класификация се отнася и за теорията на контрола, защото могат да се отнесат и за другите негови форми. В етичния кодекс на професионалните счетоводители се разглеждат почтеност, обективност, професионална компетентност, конфиденциалност и професионално поведениеСтановища за одит и етика 2006. Международна федерация на счетоводителите. София, ИДЕС, IFAC и Сиела, 2006, стр. 117 – 118..
1. Почтеността изисква контролиращият орган да не се свързва с изявления, които съдържат съществено погрешна, подвеждаща, неразумно дадена информация, като и пропускане или прикриване на такава.
2. Обективността налага изводите да не се влияят от предубедеността и предразсъдъците, да няма конфликт на интереси и неоправдано влияние.
3. Професионалната компетентност предполага контролиращият орган да притежава професионални знания и умения и да ги поддържа.
4. Конфиденциалността означа да не се оповестяват тайните на контролираните обекти и да не се използва придобитата информация за лична полза.
5. Професионалното поведение задължава да се спазват законите и професионалните стандарти и да се избягват действия, които биха могли да дискредитират професията.
Почти винаги в литературата по контрол независимостта също се посочва като принцип, но тя се постига при спазване на другите принципи.
Освен представените принципи, които се отнасят предимно за одита, са направени опити и за класификация на общите принципи на контрола. Проф. Динев обобщава следните принципи на контролаДинев, М. Контрол в социалното управление. София, Тракия-М, 1999, стр. 61 – 64.: независимост (изводите да са резултат само от контролните процедури), законосъобразност и целесъобразност (протичане на контрола в съответствие както с нормативите, така и икономично, ефикасно и ефективно), всеобхватност (прилагане на контрола за всички дейности), целенасоченост (установяване на критичните точки и контролно въздействие преди настъпване на отклоненията), перманентност (обхващане на процесите без прекъсване), системност (изследване на контролираните обекти, като системи), превантивност (въздействие върху условията, които пораждат отклоненията), прогностичност (въздействие върху очакваните промени в условията на околната среда, които пораждат отклоненията), адекватност (съответствие между контрола и организацията, в която той се упражнява), професионализъм и компетентност (притежаване на професионални умения от контролните органи), конфиденциалност (запазване тайните на проверявания обект).
Методи на управленския контрол Методите на контрола се разграничават основно на специфични и общи методи. Специфичните методи открояват контрола като отделно научно знание в рамките на икономическите науки. Те са типични единствено за контрола. Общите методи са с универсална приложимост. Те използват опит, знания и умения от управлението, статистиката, математиката и други области на познанието.
Специфичните методи на контрола включват проверка на документи, инвентаризация, справка, анкета, писмени обяснения, експертиза и други.
Проверката на документи представлява изследване на отразената по определен ред информация. Тя включва формална, фактическа и насрещна проверка. Формална проверка има за предмет установяване спазването на нормите за тяхното съставяне и движение. Проверява се присъствието на задължителните реквизити, сроковете за съставяне, изчисленията, изброяването на фактите и т.н. Фактическа проверка се нарича още проверка по същество. Тя се насочва към законосъобразността и целесъобразността на отразените в документите стопански операции. Насрещната проверка се прилага при съмнения относно достоверността на данните. При нея се сравняват документите в издателя и получателя.
Инвентаризацията се изразява в количествено измерване на фактическото състояние на активите и тяхното сравняване с отразеното по документи. Измерването се извършва от материалноотговорните лица под непосредствения контрол на проверяващите. Фактически установените количества се описват в Инвентарни описи, които имат характер на доказателствено средство. Те се сравняват с осчетоводените в счетоводството, въз основа на което се изготвя Сравнителна ведомост. При установени различия се допуска признаване на естествени фири, които се определят въз основа на нормативен акт и компенсиране на липси и излишъци. Компенсирането става само когато има причинно-следствена връзка между липсите и излишъците.
Справката е метод за изследване на едната страна на едно или няколко явления. Тя се използва, когато се изучават явления и процеси, за които липсва специална информация. Изготвя въз основа на първични носители. За да може справката да се използва за целите на контрола трябва да отговоря на определени изисквания. Такива са посочване на целта на справката, периода за който се отнася, количествената и стойностната характеристика, източниците на данни и други.
Анкетата е метод за изясняване на всички страни на една или няколко явления, които са сравнително малки по обем. За провеждане на анкета се съставя анкетен лист (въпросник). Чрез въпросите, включени в анкетата се извършва цялостно изучаване на контролираните обекти.