Varela stwierdził, że konieczne jest zwrócenie uwagi nie tylko na poziom wiedzy osób zapraszanych do udziału w debacie, ale również na brak uprzedzeń i otwartość na przeciwstawne poglądy (znajomość niektórych zagadnień buddyzmu uznano za przydatną, lecz nie niezbędną). Zwrócił wielką uwagę na kwalifikacje tłumaczy, np. z języka tybetańskiego na angielski i odwrotnie (przyjęto regułę, że należy angażować co najmniej dwóch tłumaczy, którzy będą mogli przedyskutować swoje opinie po napotkaniu wyrażeń niejednoznacznych).
Varela zaproponował organizację spotkań, która odbiega od stosowanej na większości „zachodnich” konferencji naukowych. Ustalono, że w każdym dniu spotkania odbędą się dwie sesje, poświęcone wybranemu tematowi. Sesję przedpołudniową postanowiono poświęcać na referaty specjalistów w danej dyscyplinie, prezentujących problem jak najbardziej szeroko i bezstronnie. Takie wprowadzenie powinno umożliwiać wszystkim uczestnikom udział w swobodnej dyskusji, zaplanowanej na godziny popołudniowe (w czasie tej dyskusji prelegent może przedstawić własny punkt widzenia). Przewidziano, że obrady będą prowadzone bez udziału dziennikarzy i w wąskim gronie (zapraszani niekiedy goście-słuchacze będą nieliczni).