Przebieg projektu rekrutacyjnego zleconego firmie headhunterskiej Projekt rekrutacyjny executive search składa się zwykle z następujących etapów: określenie wspólnie z klientem profilu kandydata na obsadzane stanowisko i podpisanie umowy opracowanie strategii poszukiwań – określenie miejsc, z których będą rekrutowani potencjalni kandydaci (sektory, przedsiębiorstwa) identyfikacja kandydatów (ang. sourcing) nawiązanie kontaktu (zwykle telefonicznego) z wybranymi kandydatami (ang. approaching) spotkania, wszechstronna ocena doświadczenia i kompetencji kandydatów, sprawdzanie referencji przedstawienie kandydata lub kilku kandydatów klientowi, i jego decyzja zakończenie projektu (m.in. podziękowanie osobom, które nie zostały wybrane) gwarancja (zobowiązanie, jeżeli zatrudniony kandydat zrezygnuje z pracy lub zostanie przez klienta zwolniony, firmy executive search przedstawi nowego kandydata) oraz follow-up.
W projekcie są także brani pod uwagę kandydaci już znani osobiście firmie doradztwa personalnego z poprzednich projektów, lub też tacy, którzy sami przesłali jej swoje curriculum vitae. Dane tych osób są gromadzone przez firmę headhunterską w ich bazach danych o kandydatach.