Licencje maszynisty wydaje prezes UTK. Prezes UTK ponadto cofa i zawiesza licencje, wydaje ich wtórniki oraz przedłuża ich ważnośćArt. 22 ust. 1 Ustawy o transporcie kolejowym. Licencja maszynisty jest wydawana na okres 10 lat. Po upływie tego okresu Prezes UTK, na wniosek maszynisty, przedłuża ważność licencji, wydając ją na kolejne 10 lat po uprzednim sprawdzeniu, czy maszynista spełnia wymagania zdrowotne, fizyczne i psychiczne niezbędne do jej uzyskaniaArt. 22 ust. 5 Ustawy o transporcie kolejowym. Za wydanie licencji maszynisty oraz aktualizację zawartych w niej danych Prezes UTK pobiera opłatę w wysokości stanowiącej równowartość w złotych 40 euro. Równowartość ustala się przy zastosowaniu średniego kursu złotego ustalonego przez Narodowy Bank Polski obowiązującego w dniu wydania licencji.
Zawieszanie i cofanie licencji Prezes UTK, w drodze decyzji, zawiesza licencję maszynisty osobie, która czasowo przestała spełniać wymagania fizyczne, zdrowotne i psychiczne określone we właściwym rozporządzeniu wydanym na podstawie ustawy o transporcie kolejowymArt. 22 ust. 6 Ustawy o transporcie kolejowym.
Prezes UTK, w drodze decyzji, cofa licencję maszynisty osobie, która trwale przestała spełniać wspomniane wyżej wymagania oraz osobie, która została skazana za przestępstwo umyślneArt. 22 ust.