w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (), załącznik nr 1, § 1 ust. 2–6.
Start urzędu w trybie EZD musi być decyzją przemyślaną, gdyż ustawodawca nie dopuszcza po wprowadzeniu trybu EZD powrotu do trybu wspomagającego. Decyzja o wyborze systemu należy do kierownika podmiotu, przy czym należy pamiętać że w Polsce nie ma przymusu ustawowego do stosowania systemów rządowych.
Dokonując wyboru systemu EZD, kierownik urzędu winien kierować się przede wszystkim funkcjonalnościami systemu, a nie jego pozorną „darmowością” lub niskimi kosztami utrzymania. Minister Cyfryzacji zapowiedział w Strategii Informatyzacji Państwa proces homologacji systemów klasy EZD.
Obecnie instytucje, które są zobligowane do wdrożenia systemu EZD mogą wdrożyć dowolny system klasy EZD, na rynku znajduje się wielu dostawców systemów w tym dwa „darmowe” systemy EZD. PUW, który został opracowany przez Podlaski Urząd Wojewódzki w 2011 roku.