Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, prowadzący sprawę sporządza notatkę opisującą sposób załatwienia sprawy, umieszcza przesyłkę wraz z notatką w aktach sprawy oraz wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy.
Prowadzący sprawę może przedstawić pismo do akceptacji kierownikowi komórki organizacyjnej w formie papierowej lub elektronicznej. W pierwszym przypadku, na drugim egzemplarzu projektu pisma umieszcza on swój odręczny podpis (skrót podpisu) i datę jego złożenia.
Stan prawny przed 1 stycznia 2011 Ewentualne rozbieżności wynikają z faktu obowiązywania w poprzednim stanie prawnym czterech odrębnych aktów:
Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie, Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18.12.1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu, Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18.12.1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa, Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 22.12.1999 r.