1) dla całego spisu: a) nazwę podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację, b) informację, czy jest to dokumentacja ze składu chronologicznego, dla której dokonano pełnego odwzorowania cyfrowego, lub też czy jest to dokumentacja, dla której takiego odwzorowania nie wykonano lub wykonano je częściowo, c) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis, d) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej odpowiadającej za skład chronologiczny, e) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację, f) datę przekazania spisu;
2) dla każdej pozycji spisu: a) liczbę porządkową, b) informację o skrajnych identyfikatorach przesyłek, o których mowa w c)rok rejestracji w systemie EZD przesyłek umieszczonych w pudle lub paczce.
Uporządkowanie dokumentacji spraw zakończonych przejmowanej do archiwum zakładowego powinno nastąpić przez prowadzących sprawy lub wyznaczonego w danej komórce organizacyjnej pracownika.
Dokumentację w postaci nieelektronicznej ze składu chronologicznego układa się w archiwum zakładowym w sposób zapewniający jej ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, pozwalający na efektywne wykorzystanie miejsca.
W systemie EZD, brakując dokumentację niearchiwalną w postaci elektronicznej lub jej metadane, można równolegle wybrakować ich odpowiedniki w składzie chronologicznym bez sporządzania odrębnego spisu.
Kategoria:Administracja Kategoria:Archiwistyka