Możliwe są dwa tryby nadawania: urzędowy, gdy inicjatorem jest Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej, wnioskowy, gdy inicjatorem jest organ umocowany ustawowo (premier, minister, kierownik urzędu centralnego, wojewoda). Do ustawowego organu mogą z inicjatywą zgłosić się podległe im jednostki, organy samorządowe, organizacje społeczne i zawodowe, co nakłada na organ wyższy konieczność ich weryfikacji pod względem formalnym i merytorycznym oraz powiadomienie wnioskodawcy, jeśli wniosek został odrzucony.
Podobnie wyglądają tryby odbierania: urzędowy, gdy inicjatorem jest Prezydent RP, wnioskowy, gdy inicjatorem jest organ umocowany ustawowo (kapituły orderów, a także premier, minister, kierownik urzędu centralnego oraz wojewoda).
Zgodnie z art. 5 ustawy z 16 października 1992 r. o orderach i odznaczeniach do Prezydenta należy wydawanie zezwoleń na przyjmowanie przez obywatela polskiego orderu, odznaczenia lub innego zaszczytnego wyróżnienia nadanego przez najwyższe władze państwa obcego. Podobnie głosiła ustawa z 9 kwietnia 1936 r. o odznaczeniach cudzoziemskich (Dz.U. 1936 nr 34 poz. 261). Za zlekceważenie braku zezwolenia grozi kara przewidziana przez Kodeks wykroczeń w art. 61. § 1.