O użyciu kapitału zapasowego rozstrzyga walne zgromadzenie akcjonariuszy. Jednakże część kapitału zapasowego (w wysokości jednej trzeciej kapitału zakładowego) można użyć jedynie na pokrycie wszelkich strat, które zostały wykazane w sprawozdaniu finansowym. Jeżeli bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitału zapasowego oraz jedną trzecią kapitału zakładowego, zarząd jest zobowiązany niezwłocznie zwołać walne zgromadzenie, którego celem jest podjęcie uchwały dotyczącej dalszego istnienia spółki.
Zmiany w kapitale zapasowym pociąga za sobą decyzja o umorzeniu akcji własnych. Dodatnią różnicę między wartością nominalną akcji a ich ceną nabycia należy odnieść na kapitał zapasowy. Powoduje to zwiększenia kapitału zapasowego spółki. Natomiast gdy różnica jest ujemna, trzeba ją ująć jako zmniejszenie kapitału zapasowego. Pozostałą stratę (jeżeli ta przewyższa kapitał zapasowy) przewyższającą kapitał zapasowy należy wykazać jako stratę z lat ubiegłych i opisać ten fakt w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego za rok, w którym nastąpiło obniżenia kapitału zakładowego. Podobnie należy robić w razie zbycia akcji własnych z zyskiem lub stratą.