Taki system backupu stanowi podstawowy element zabezpieczenia zasobów informatycznych w sieci przed ewentualną utratą danych, głównie w firmach i dużych przedsiębiorstwach. W przypadku utraty części zasobów, bądź ich całości, zapasowa kopia pozwala odzyskać dane i przywrócić cały system do pracy.
Kopia bezpieczeństwa online zachowuje pełną funkcjonalność wykonywania tradycyjnej kopii zapasowej danych, z tą różnicą, że dane składowane są poza miejscem w którym znajduje się komputer z aplikacją do backupu, dodatkowo zabezpieczając dane przed takimi wypadkami jak kradzież, pożar, powódź i innymi żywiołami pozwalając odzyskać dane w dowolnym czasie i miejscu.
Do danych skopiowanych za pomocą backupu online mamy dostęp przez przeglądarkę internetową. Użytkownik posiada unikalne dane login i hasło, które tylko jemu pozwalają na dostęp do danych.
W przypadku tworzenia kopii zapasowej online znaczenie mają takie czynniki jak: szybkość łącza internetowego (im szybsze, tym krócej trwa wykonanie backupu online) oraz miejsce składowania danych (w przypadku centrum składowania znajdującego się w innym państwie niż wykonujemy backup online, czas tworzenia kopii znacznie się wydłuża).
Szczególnym przypadkiem zastosowania kopii bezpieczeństwa online na poziomie państwowym jest ambasada danych.