Medal nadawała Rada Państwa na wniosek: ministrów i kierowników urzędów centralnych, wojewodów i prezydentów miast Warszawy, Krakowa i Łodzi, prezydiów wojewódzkich rad narodowych, organów naczelnych władz Polskiej Zjednoczonej Partii Robotniczej, Zjednoczonego Stronnictwa Ludowego, Stronnictwa Demokratycznego i Patriotycznego Ruchu Odrodzenia Narodowego oraz naczelnych władz centralnych związków, stowarzyszeń, organizacji społecznych o zasięgu ogólnokrajowym. Medal nadawany był w okresie od 22 lipca 1984 roku do 22 lipca 1985 roku.
Opis odznaki Odznaką Medalu 40-lecia Polski Ludowej jest krążek o średnicy 32 mm, srebrzony, oksydowany. Na awersie medalu w środku umieszczono wizerunek orła, a po obu jego stronach daty: 1944 i 1984. Nad orłem znajduje się rzymska cyfra: XL, a pod orłem napis: PRL. Daty połączone są z rzymską liczbą stylizowanymi kłosami zboża, a z napisem kołami zębatymi. Wszystkie elementy są wypukłe. Na rewersie medalu umieszczony jest wgłębiony kontur granic Polski, a w środku konturu napis w trzech wierszach: WALKA / PRACA / SOCJALIZM, pod napisem znajduje się gałązka oliwna.