Pełniąca służbę nastawniczej Zofia Wróblewska, zawiadomiła o tym fakcie dyżurnego ruchu dysponującego stacji Otłoczyn – Jana Woźniaka.
Dyżurny dysponujący stacji Otłoczyn bezzwłocznie skontaktował się z posterunkiem odstępowym Brzoza Toruńska w celu poinformowania, że ze stacji Otłoczyn, bez zezwolenia, po torze niewłaściwym („pod prąd”) odjechał pociąg towarowy i w celu uzgodnienia działań w związku z poważnym zagrożeniem bezpieczeństwa ruchu kolejowego.
W czasie rozmowy dyżurny dysponujący stacji Otłoczyn został poinformowany przez pełniącą służbę w Brzozie Toruńskiej dyżurną ruchu odstępową, iż semafor z sygnałem Sr 2 Wolna droga na jej posterunku minął właśnie pociąg osobowy nr 5130 zmierzający torem nr 2 do Otłoczyna. Jakiekolwiek działania w celu powiadamiania maszynistów bądź zatrzymania pociągów były niewykonalne z braku środków, które by to umożliwiały.