USOS jest dostępny (m.in. ze względów bezpieczeństwa) tylko dla upoważnionych użytkowników i komputerów (co jest regulowane np. przy wykorzystaniu zapory sieciowej). Użytkownikami systemu są niemal wyłącznie pracownicy administracji uczelnianej oraz pracownicy dydaktyczno-naukowi pełniący funkcje administracyjne (np. kierownicy jednostek dydaktycznych uczelni lub ich pełnomocnicy).
Historia rozwoju i warunki licencjonowania Pierwsza wersja systemu powstała w 2000 r. na Wydziale Matematyki, Informatyki i Mechaniki Uniwersytetu Warszawskiego. Obecnie system jest aktywnie rozwijany przez uczelnie:
Uniwersytet Warszawski Uniwersytet Jagielloński Politechnika Warszawska Politechnika Poznańska Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej
W skali całej Polski system rozwijany jest w ramach projektu USOS realizowanego przez Międzyuniwersyteckie Centrum Informatyzacji – konsorcjum powołane w celu utrzymywania i rozwoju systemów informatycznych wspierających zarządzanie szkołami wyższymi. MUCI jest właścicielem praw autorskich do USOS. Użytkownikami USOS są uczelnie będące członkami MUCI (udziałowcy konsorcjum) lub uczelnie będące tzw. Członkami Stowarzyszonymi MUCI w ramach projektu USOS. W ramach MUCI funkcjonuje Komisja ds. USOS, składająca się z przedstawicieli uczelni użytkujących USOS.