Pochodzenie nazwy Określenie greylisting pochodzi z połączenia słów (ang. grey, listing), czyli szary i wykaz, lista - pośredni między czarnym a białym analogicznie do istniejących białych i czarnych list. Oznacza to, że mechanizm jest czymś pośrednim między biała listą (ang. whitelisting) i czarną listą (ang. blacklisting). Nadawcy znajdujący się na białej liście są automatycznie akceptowani, natomiast na czarnej - odrzucani. Szara lista jest czymś pośrednim - najpierw odrzuca nadawcę, a potem go akceptuje.
Jak to działa Protokół SMTP przewiduje dwa rodzaje błędów: tymczasowe i permanentne. Tymczasowy błąd jest sygnalizowany, kiedy serwer chwilowo nie może przyjąć przesyłki (bo np. chwilowo zabrakło miejsca na dysku serwera albo inny program blokuje skrzynkę odbiorcy), ale możliwe że przyjmie ją później. Błąd permanentny oznacza, że przesyłka nie może zostać przyjęta ani teraz ani później (bo np. odbiorca nie istnieje). Jeżeli błąd jest tymczasowy, to serwer, który próbuje dostarczyć wiadomość, będzie co jakiś czas próbował dostarczyć ją ponownie. Szara lista tymczasowo odrzuca wiadomości od nieznanych nadawców.