Głosowanie dotyczące powołania Szefa KBW jest jawneArt 14 Regulaminu Państwowej Komisji Wyborczej ().
Szef Krajowego Biura Wyborczego pełni z urzędu funkcję sekretarza Państwowej Komisji Wyborczej i uczestniczy w jej posiedzeniach z głosem doradczymArt. 157 § 6 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. - Kodeks wyborczy (). Odpowiada za swoją działalność przed PKW. Jego wynagrodzenie odpowiada wysokości wynagrodzenia sekretarza stanuArt. 190 § 3 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. - Kodeks wyborczy ().
Funkcję zastępcy Szefa Krajowego Biura Wyborczego pełni z urzędu Dyrektor Zespołu Prawnego i Organizacji Wyborów KBW.
Szefowie KBW Kazimierz Czaplicki (1991–2014) Beata Tokaj (od 23 lutego 2015 do 2 marca 2018; od 2 grudnia 2014 do 22 lutego 2015 jako p.o.) Magdalena Pietrzak (od 3 marca 2018 do 3 marca 2025) Rafał Tkacz (od 3 marca 2025)
Struktura Jednostkami organizacyjnymi KBW jest 7 zespołów i 49 delegaturUchwała Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 14 marca 2011 r.