VIS to baza danych alfanumerycznych i biometrycznych, w której zapisuje się w pierwszym zakresie dane dotyczące osoby aplikującej o wizę krótkoterminową, tj. imię i nazwisko, obywatelstwo, numer wniosku, zdjęcie, odciski palców, wcześniejsze wnioski oraz dane wizy, o którą wystąpiła, którą wydano lub odmówiono wydania, którą anulowano, cofnięto lub przedłużono. Okres, w jakim przechowywane są te dane, wynosi do 5 lat liczonych od momentu wygaśnięcia wystawionej wizy. Po upływie wskazanego okresu lub po uzyskaniu przez posiadacza wizy obywatelstwa państwa członkowskiego, dane są automatycznie usuwane z VIS. W swoim drugim zakresie system dokonuje dopasowania biometrycznego odcisków palców i obrazu twarzy do celów identyfikacji i weryfikacji tożsamości posiadacza dokumentu. W ramach procedury aplikacji o wizę wykonywana jest aktualna fotografia twarzy osoby i skanowanych jest dziesięć jej odcisków palców (z wyjątkiem dzieci do 12 roku życia i osób z uszkodzonymi opuszkami palców), które to dane mogą być używane w 5-letnim okresie bez konieczności pobierania nowych.