Może on być podjęty pod wpływem raportu jednej z podległych Radzie komisji na prośbę stałego reprezentanta, który działa jako pośrednik między Radą a rządem swojego państwa, albo sekretarza generalnego.
Podczas obrad Rady Północnoatlantyckiej na szczeblu ministrów obrony narodowej albo kiedy omawiane są kwestie obronne lub związane ze strategią obrony, w prace przygotowawcze mogą być włączone także inne wysokie komitety, które są najwyższymi rangą organami doradczymi np. Wykonawcza Grupa Robocza. Jeżeli porządek obrad przewiduje dyskusje o kwestiach finansowych, to prace przygotowawcze przed posiedzeniami są prowadzone przez Wysoki Urząd ds. Zasobów (SRB), Komitet Budżetu Cywilnego (CBC) lub Komitet Budżetu Wojskowego (MBC), w zależności od tego, która z tych instytucji jest w danym przypadku najwłaściwsza. Wysoki Komitet, wybrany zgodnie z jego kompetencjami, w zależności od omawianego zagadnienia przyjmuje wiodącą rolę w zakresie przygotowania posiedzenia Rady oraz późniejszego nadzoru nad wdrażaniem decyzji.
Rada podejmuje decyzje jednomyślnie, bez głosowania, przez konsensus.