Obwieszczenie Ministra Finansówz dnia 1 sierpnia 2023 r.w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania Spis treści Treść obwieszczenia Załącznik - Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania Rozdział 1 - Przepisy ogólne Rozdział 2 - Wymagania techniczne dla kas Rozdział 3 - Sposób używania kas Rozdział 4 - Rodzaje danych zawartych we wniosku o wydanie potwierdzenia oraz rodzaje dokumentów i urządzeń niezbędnych do wydania potwierdzenia Rozdział 5 - Okres, na który jest wydawane potwierdzenie Rozdział 6 - Zakres badań kasy oraz rodzaje danych zawartych w sprawozdaniu z badań kasy Rozdział 7 - Sposób oznaczania kasy numerami unikatowymi i warunki ich przydzielania oraz dokumenty, które powinny być dołączone do kasy przy wprowadzaniu jej do obrotu Rozdział 8 - Przepis końcowy Załącznik nr 1 - Wymagania techniczne dla kas dotyczące ich zawartości, zapisu i przechowywania danych, wystawianych dokumentów, pracy kasy oraz kas o zastosowaniu specjalnym Rozdział 1 - Wymagania techniczne dla kas dotyczące ich zawartości, zapisu i przechowywania danych Rozdział 2 - Wymagania techniczne dla kas dotyczące wystawianych dokumentów Rozdział 3 - Wymagania techniczne dla kas dotyczące pracy kasy Rozdział 4 - Wymagania techniczne dla kas o zastosowaniu specjalnym Załącznik nr 2 - Logo fiskalne (wzór) Załącznik nr 3 - Informacja o zasadach ewidencji (wzór) Załącznik nr 4 - Wniosek o wyrejestrowanie kasy rejestrującej mającej postać oprogramowania z ewidencji kas (wzór) Załącznik nr 5 - Deklaracja o spełnieniu przez kasę funkcji, o których mowa w art. 111 ust. 6a ustawy, i wymagań technicznych dla kas rejestrujących mających postać oprogramowania oraz zgodności z kasą, która była podstawą do wydania potwierdzenia, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy (wzór) Treść obwieszczenia 1. Na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1461) ogłasza się w załączniku do niniejszego obwieszczenia jednolity tekst rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz. U. poz. 957), z uwzględnieniem zmian wprowadzonych rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 23 maja 2022 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz. U. poz. 1252). 2. Podany w załączniku do niniejszego obwieszczenia tekst jednolity rozporządzenia nie obejmuje odnośnika nr 2 oraz § 2 i § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 maja 2022 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz. U. poz. 1252), które stanowią: „ 2) Niniejsze rozporządzenie zostało notyfikowane Komisji Europejskiej w dniu 3 lutego 2022 r. pod numerem 2022/069/PL, zgodnie z § 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2002 r. w sprawie sposobu funkcjonowania krajowego systemu notyfikacji norm i aktów prawnych (Dz. U. poz. 2039 oraz z 2004 r. poz. 597), które wdraża dyrektywę (UE) 2015/1535 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 9 września 2015 r. ustanawiającą procedurę udzielania informacji w dziedzinie przepisów technicznych oraz zasad dotyczących usług społeczeństwa informacyjnego (ujednolicenie) (Dz. Urz. UE L 241 z 17.09.2015, str. 1). ” „ § 2. 1. Potwierdzenia o spełnianiu funkcji i wymagań technicznych dla kas rejestrujących mających postać oprogramowania wydane na podstawie przepisów rozporządzenia zmienianego w § 1 w brzmieniu dotychczasowym zachowują moc przez okres, na który zostały wydane, chyba że potwierdzenie zostanie cofnięte. 2. Do postępowań w sprawach potwierdzeń o spełnianiu funkcji i wymagań technicznych dla kas rejestrujących mających postać oprogramowania wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe. § 3. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. ” . Załącznik - Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania1)Minister Finansów kieruje działem administracji rządowej - finanse publiczne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 kwietnia 2022 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów (Dz. U. poz. 939). 2)Niniejsze rozporządzenie zostało notyfikowane Komisji Europejskiej w dniu 29 stycznia 2020 r. pod numerem 2020/38/PL, zgodnie z § 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2002 r. w sprawie sposobu funkcjonowania krajowego systemu notyfikacji norm i aktów prawnych (Dz. U. poz. 2039 oraz z 2004 r. poz. 597), które wdraża dyrektywę (UE) 2015/1535 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 9 września 2015 r. ustanawiającą procedurę udzielania informacji w dziedzinie przepisów technicznych oraz zasad dotyczących usług społeczeństwa informacyjnego (ujednolicenie) (Dz. Urz. UE L 241 z 17.09.2015, str. 1). Na podstawie art. 111b ust. 3 pkt 23)Art. 111b ust. 3 pkt 2 zmieniony przez art. 1 pkt 24 ustawy z dnia 26 maja 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1059), która weszła w życie z dniem 1 lipca 2023 r.; zgodnie z art. 32 ustawy tej ustawy dotychczasowe przepisy wykonawcze wydane na podstawie art. 111b ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 i 1598) zachowują moc do dnia wejścia w życie przepisów wykonawczych wydanych na podstawie art. 111b ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 26 maja 2023 r., jednak nie dłużej niż przez 24 miesiące od dnia wejścia w życie tej ustawy, i mogą być w tym okresie zmieniane. ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 i 1598) zarządza się, co następuje: Rozdział 1 Przepisy ogólne § 1. Rozporządzenie określa wymagania techniczne dla kas rejestrujących mających postać oprogramowania oraz sposób ich używania, w tym sposób prowadzenia ewidencji przy ich użyciu, sposób zakończenia ich używania w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas oraz szczególne przypadki i sposób wystawiania dokumentów w postaci innej niż wydruk przy zastosowaniu tych kas. § 2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o: 1) bazie danych kasy - rozumie się przez to bazę zawartą w kasie, w której są zapisywane i przechowywane dane określone w § 1 ust. 2 załącznika nr 1 do rozporządzenia; 2) certyfikacie kasy - rozumie się przez to unikatowy certyfikat klucza publicznego przydzielony danej kasie i w niej zawarty, wystawiany przez producenta tej kasy i podpisany certyfikatem producenta, zawierający numer unikatowy i numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika; 3) certyfikacie producenta - rozumie się przez to certyfikat nadrzędny, którym są podpisywane wyłącznie certyfikaty kas, zawierający dane umożliwiające weryfikację przynależności klucza publicznego do danego producenta; 4) dokumencie fiskalnym - rozumie się przez to dokument wystawiany przy użyciu kasy, zawierający w szczególności logo fiskalne oraz numer unikatowy, obejmujący paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany i raporty fiskalne; 5) dokumencie niefiskalnym - rozumie się przez to dokument wystawiany przy użyciu kasy, inny niż dokument fiskalny, zawierający w szczególności oznaczenie „NIEFISKALNY” i niezawierający logo fiskalnego; 6) dokumencie w postaci elektronicznej - rozumie się przez to utworzony przez kasę zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych i niefiskalnych, zapisywanych w bazie danych kasy, w formacie określonym w protokole komunikacyjnym przesyłania danych w przypadku dokumentów fiskalnych; 7) drukarce - rozumie się przez to urządzenie drukujące wszystkie dokumenty dopuszczone programem pracy kasy do druku przez kasę; 8) ewidencji - rozumie się przez to ewidencję sprzedaży prowadzoną przy użyciu kasy; 9) fiskalizacji - rozumie się przez to jednokrotny i niepowtarzalny proces inicjujący pracę kasy, zakończony wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji, pobraniem i zapisem w bazie danych kasy harmonogramu przesyłania danych oraz uruchomieniem trybu fiskalnego kasy; 10) kasie - rozumie się przez to kasę rejestrującą mającą postać oprogramowania; 11) kluczu współdzielonym - rozumie się przez to klucz udostępniany przez urząd obsługujący ministra właściwego do spraw finansów publicznych, używany jako klucz wmieszany dla kodów uwierzytelniania wiadomości, opisany w protokole komunikacyjnym przesyłania danych; 12) logo fiskalnym - rozumie się przez to: a) w przypadku dokumentów fiskalnych w postaci elektronicznej - oznaczenie „PLF”, b) w przypadku dokumentów fiskalnych w postaci papierowej - symbol graficzny, którego wzór określa załącznik nr 2 do rozporządzenia; 13) numerze ewidencyjnym - rozumie się przez to indywidualny i niepowtarzalny numer nadawany kasie podczas fiskalizacji, zapisany w bazie danych kasy, identyfikujący kasę w Centralnym Repozytorium Kas; 14) numerze unikatowym - rozumie się przez to indywidualny i niepowtarzalny numer nadawany kasie, zapisany w bazie danych kasy, identyfikujący jednoznacznie każdą kasę z przydzielonym jej certyfikatem kasy; 15) paragonie fiskalnym - rozumie się przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy dla nabywcy, potwierdzający dokonanie sprzedaży; 16) paragonie fiskalnym anulowanym - rozumie się przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy, potwierdzający niedokonanie rozpoczętej sprzedaży; 17) podatku - rozumie się przez to podatek od towarów i usług; 18) podatniku - rozumie się przez to podatnika podatku od towarów i usług; 19) podpisie cyfrowym - rozumie się przez to dane dołączone do danych lub ich przekształcenie kryptograficzne w rozumieniu normy ISO 7498-2:1989, które pozwalają odbiorcy danych potwierdzić pochodzenie danych i zabezpieczyć je przed fałszerstwem; 20) producencie - rozumie się przez to producenta krajowego lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas w celu wprowadzenia ich do obrotu; 21) producencie krajowym - rozumie się przez to osobę prawną, jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej oraz osobę fizyczną mającą siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej wytworzyła i wprowadza do obrotu kasy; 22) programie pracy kasy - rozumie się przez to program odpowiedzialny za realizację funkcji kasy; 23) przesyłaniu danych - rozumie się przez to przesyłanie dokumentów fiskalnych i niefiskalnych oraz innych danych zapisanych w bazie danych kasy do Centralnego Repozytorium Kas, a także przesyłanie z Centralnego Repozytorium Kas do kasy poleceń dotyczących pracy kas; 24) raporcie fiskalnym dobowym, raporcie fiskalnym okresowym, w tym miesięcznym, raporcie fiskalnym rozliczeniowym, łącznym raporcie fiskalnym okresowym, w tym miesięcznym, i łącznym raporcie fiskalnym rozliczeniowym - rozumie się przez to odpowiednio pełny lub skrócony raport fiskalny zawierający w szczególności dane sumaryczne o wartości sprzedaży i wysokości podatku należnego w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz wartości sprzedaży zwolnionej od podatku odpowiednio za daną dobę, wybrany okres lub cały okres pracy kasy; 25) raporcie fiskalnym fiskalizacji - rozumie się przez to raport fiskalny wystawiany przy użyciu kasy, potwierdzający dokonanie fiskalizacji i przesyłany do Centralnego Repozytorium Kas; 26) raporcie fiskalnym zdarzeń - rozumie się przez to raport fiskalny wystawiany przy użyciu kasy zawierający dane o zdarzeniach; 27) skrócie SHA2 - rozumie się przez to skrót kryptograficzny o długości 256 bitów wytworzony przy użyciu algorytmu kryptograficznego z rodziny SHA2, opisany w protokole komunikacyjnym przesyłania danych i umieszczany na wystawianych przy użyciu kasy dokumentach fiskalnych; 28) sumie kontrolnej - rozumie się przez to unikalny ciąg znaków obliczony z zawartości programu przy użyciu algorytmu opisanego w protokole komunikacyjnym przesyłania danych; 29) trybie fiskalnym - rozumie się przez to tryb pracy kasy obejmujący nieprzerwany okres od czasu dokonania fiskalizacji do czasu wystawienia raportu fiskalnego rozliczeniowego albo łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego; 30) trybie obsługi kasy - rozumie się przez to tryb pracy kasy, podczas którego kasa nie wystawia dokumentów fiskalnych, nie wykonuje zapisów w bazie danych kasy i zapewnia przesyłanie danych wyłącznie w celu sprawdzenia poprawności działania kasy, w tym jej komunikacji z Centralnym Repozytorium Kas; 31) trybie tylko do odczytu - rozumie się przez to tryb, w którym jest możliwy odczyt danych z bazy danych kasy zapisanych w okresie poprzedzającym przejście kasy w tryb tylko do odczytu oraz jest niemożliwy zapis kolejnych danych w bazie danych kasy, a także jest niemożliwa zmiana tego trybu na inny; 32) ustawie - rozumie się przez to ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; 33) wystawianiu dokumentu przy użyciu kasy - rozumie się przez to utworzenie i zapis dokumentu w bazie danych kasy, a w przypadku dokumentów w postaci papierowej - także jego wydruk; 34) zdarzeniu - rozumie się przez to zdarzenie określone w § 2 załącznika nr 1 do rozporządzenia. Rozdział 2 Wymagania techniczne dla kas § 3. 1. Kasa posiada certyfikaty kasy. 2. Certyfikaty kas są ważne nie krócej niż 5 lat i nie dłużej niż 10 lat od daty wystawienia. § 4. 1. Kasy, ze względu na przeznaczenie do prowadzenia ewidencji danego rodzaju sprzedaży lub w dany sposób, dzieli się na następujące kategorie: 1) kasy ogólne - kasy przeznaczone do prowadzenia ewidencji w sposób niewymagający stosowania specjalnych funkcji; 2) kasy o zastosowaniu specjalnym - kasy, które uwzględniają szczególne zastosowanie tych kas i odpowiadają szczególnym wymaganiom technicznym określonym w rozdziale 4 załącznika nr 1 do rozporządzenia, związanym ze szczególnymi formami prowadzenia ewidencji sprzedaży określonych towarów i usług, obejmujące kasy: a) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w art. 18 ust. 4b pkt 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2022 r. poz. 2201, z późn. zm.4)Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2023 r. poz. 760, 919, 1123, 1193, 1195, 1523 i 1720.), b) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży leków, z funkcją rozliczania recept refundowanych, c) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług w zakresie transportu pasażerskiego, zwane dalej „kasami biletowymi”, d) rozliczające więcej niż jedną transakcję równocześnie, e) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży towarów i usług w wolnych obszarach celnych lub składach celnych, f) umieszczane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów lub usług. 2. W kasie mogą być łączone różne kategorie kas, o których mowa w ust. 1, o ile kasa spełnia wymagania techniczne dla każdej z tych kategorii kas. § 5. Wymagania techniczne dla kas dotyczące ich zawartości, zapisu i przechowywania danych, wystawianych dokumentów, pracy kasy oraz kas o zastosowaniu specjalnym określa załącznik nr 1 do rozporządzenia. Rozdział 3 Sposób używania kas § 6. 1. Podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy, wymagania techniczne określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia i posiadają ważne certyfikaty kasy. 2. Podatnik zapewnia połączenie kasy z drukarką i jej konfigurację w sposób zapewniający poprawny wydruk zgodny z wymaganiami określonymi w § 1 ust. 6 załącznika nr 1 do rozporządzenia. 3. Podatnik zapewnia konfigurację urządzenia, na którym jest zainstalowana kasa, zgodnie z wymaganiami określonymi przez producenta kasy. 4. Nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. 5. Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zwrotów i reklamacji zawierającej: 1) datę sprzedaży; 2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy; 3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi; 4) wartość z podatkiem (brutto) zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży; 5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży; 65)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 maja 2022 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz. U. poz. 1252), które weszło w życie z dniem 29 czerwca 2022 r.) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, a w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny w postaci elektronicznej - numer tego paragonu oraz numer unikatowy kasy; 75)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 maja 2022 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz. U. poz. 1252), które weszło w życie z dniem 29 czerwca 2022 r.) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę albo notatkę służbową lub protokół z nabycia sprawdzającego. 6. W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji pomyłek: 1) błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego); 26)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 lit. b rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 5.) krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której nastąpiła oczywista pomyłka, a w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny w postaci elektronicznej - podanie numeru tego paragonu oraz numeru unikatowego kasy. 7. W przypadku, o którym mowa w ust. 6, podatnik ewidencjonuje przy użyciu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości. § 7. Podatnicy, o których mowa w art. 111 ust. 5 ustawy, ewidencjonują wartość sprzedaży jako sprzedaż zwolnioną od podatku. § 8. 1. Podatnicy, prowadząc ewidencję: 1) wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, paragon fiskalny, z zastrzeżeniem § 17; 2) w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty): a) w gotówce - wystawiają i wydają nabywcy paragon fiskalny, bez jego żądania, z chwilą jej otrzymania, b) za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem - wystawiają i wydają nabywcy paragon fiskalny, bez jego żądania, niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, jednak nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania; 3) wystawiają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym; 4) wystawiają raport fiskalny okresowy (miesięczny) albo łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca nas